Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации ""

Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации

Журнал регистрации договоров

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

  1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
  2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
  3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

При возникновении спорных ситуаций важным моментом для урегулирования вопроса служит получение работником на руки экземпляра соглашения.

Если вдруг меня незаслуженно в чем то обвинят приду и заслужу. А до этого разузнаю все фио, в т.ч. у родственников.
Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор.

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений

Согласно ст. 433 Г РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации (если она используется юридическом лицом).

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо прошить, а при сдаче в архив опломбировать. В соответствии с требованиями ФАС журнал хранится 75 лет (предусмотрено переменки типовых документов управления).

Как оформить журнал регистрации? Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя. Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ.

Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.

Образец журнала регистрации договоров

Если фактически деятельность была в рамках патента, а нарушение допущено именно в кассе (т.е. технически ставили…

На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений. Его регулярно проверяет Налоговая служба.

Как видите, страницы уже подготовлены для ведения полноценного учёта. В примечаниях к каждой записи можно указывать дополнительную информацию о том, какую работу выполнял нанятый сотрудник и каков был результат.

Правилами установлено, что менеджер по персоналу или кадровик обязан заниматься ведением и заполнением журнала. На него ложится ответственность за внесение правильных данных и предоставление документа в случае проверки.

Кто именно занимается регистрацией – вопрос также решается в каждой компании по-своему. Это может быть отдельный сотрудник – делопроизводитель, секретарь, сотрудник канцелярии. Учет и систематизацию может вести юридический отдел или юрист, договорные документы могут храниться и учитываться в бухгалтерии. Также учет может быть организован в специальном договорном отделе.

Далее каждый разворот журнала используется для заполняемых данных. Указываются, помимо номера по порядку, даты и номера самого трудового договора и дополнительного соглашения, также личные данные, должность и профессия сотрудника, его структурное подразделение, даты заключения и расторжения соглашения, характеристики проделанной работы.
Журнал же позволит при любой спорной ситуации быстро получить доступ к нужным данным. Если какой-либо уволенный работник обратится в суд и через него затребует информацию о трудовом договоре, то важно сделать это без промедления — в противном случае суд будет заведомо настроен против организации.

Вторая организация может пойти двумя путями.

  • Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.

Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала. Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Журнал регистрации договоров в организации Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет.

Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала. Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

В ситуации же, когда заключением, сопровождением и исполнением соглашений занимается большое количество сотрудников и порой из разных подразделений, то необходима удобная система их упорядочения. Вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации, являющейся стороной. Согласно ст.

В законе нет строгих требований к процедуре учета и систематизации договоров. Документооборот в этой части коммерческая организация определяет самостоятельно.

Если организации важны сведения о сотруднике, сопровождающем сделку, о лице, подписавшем документ, о месте хранения подлинного экземпляра, о перечне имеющихся приложений к нему, то соответствующие графы включаются в журнал регистрации договоров в организации.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме. Там, где штатная численность невелика (на практике – не более 100 человек), кадровая работа, как правило, возлагается на главного бухгалтера или секретаря руководителя.

Договор должен быть зарегистрирован во всех организациях, которые его заключили. Очевидно, что каждая из них ведет собственный учет по собственной форме, поэтому присвоенные конкретному соглашению номера вряд ли совпадут.

По гражданскому законодательству России (ст. 425 ГК РФ) договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. А когда наступает этот момент – давайте разбираться.

За исключением случаев, если оные пункты являлись сами по себе временными. Лучше действовать так — в дополнительном документе упоминать : исключить из Трудового договора пункт такой-то.

Читать еще:  Целевой договор на обучение это

Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала. Ведение тетради не является прямой обязанностью начальника, но значительно упрощает работу кадровой службы во время поиска документации.

Ведение журнала учета не является обязательным требованием кадрового документооборота, но обеспечивает достоверный учет данных и архивацию.

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг. На титульном листе отмечаются даты действия журнала и наименование работодателя Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист.

Дата, которая отражается в реестре — дата заключения договора и факт регистрации в журнале не влияет на вступление договора в силу.

Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа. В большинстве сегодня реестры ведут электронно. Для записей вручную можно завести отдельный сшив или тетрадь.

Надо ли регистрировать журнал регистрации договоров

Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа, сохранность подлинных экземпляров договоров — основные задачи делопроизводителя. С чего начать?

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением.

Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

Журнал регистрации необходим для систематизации заключенных договоров по ряду идентифицирующих параметров — дата, контрагенты, тип и предмет договора, — и оперативного поиска документов. В реестр можно заносить все договоры, но для кадрового учета необходимо применять отдельный журнал.
Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Важно Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги!

Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации

Статьи по теме

Регистрация договоров — не обязательное требование. Но учет документов в отдельном журнале систематизирует заключенные соглашения и позволяет, при необходимости, оперативно найти нужный документ. Разбираем, как организовать учет договорных отношений в вашей компании.

Назначение журнала

В законе нет строгих требований к процедуре учета и систематизации договоров. Документооборот в этой части коммерческая организация определяет самостоятельно.

Журнал регистрации необходим для систематизации заключенных договоров по ряду идентифицирующих параметров — дата, контрагенты, тип и предмет договора, — и оперативного поиска документов. В реестр можно заносить все договоры, но для кадрового учета необходимо применять отдельный журнал.

Организация учета и хранение

Учет можно организовать централизованно, но если компания большая, удобнее поручить структурным подразделением ведение собственных журналов регистрации договоров. Рационально организовать ведение по типу договорных отношений: хозяйственные, поставки, услуг и т.п. Отдельно регистрируются контракты, заключенные в рамках тендеров, конкурсов.

Журнал регистрации договоров, как правило, открывается с начала календарного года на следующий год или может вестись в течение неопределенного периода – как решит сама организация. Там же регистрируются и последующие приложения, допсоглашения к договорам.

Если в компании нет отдела делопроизводства, ведение реестра можно поручить секретарю или юристу. Чаще всего, договоры учитываются и хранятся в бухгалтерии. Если в вашей компании нет специалистов, готовых помочь с ведением локальных документов, обратитесь за помощью к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они помогут навести порядок в бухгалтерской отчетности и кадровой документации.

В большинстве сегодня реестры ведут электронно. Для записей вручную можно завести отдельный сшив или тетрадь. Правила ведения закрепите в учетной политике.

Договоры нумеруются способом, который определяет сама компания. Сквозная нумерация, начатая с определенного периода (например, с начала года), может дополняться буквенным обозначением и символами, например, нумерация №34-2019-05/ДП означает: договор поставки заключен в мае 2019 года и зарегистрирован под номером 34.

Статьи в помощь предпринимателю:

Форма журнала

Компания самостоятельно устанавливает параметры для идентификации договора в реестре, компания устанавливает самостоятельно. В основном, это такие сведения:

  • порядковый номер записи в журнале,
  • номер регистрации по утвержденному правилу,
  • тип договора,
  • предмет (суть) договора,
  • дата заключения,
  • срок действия,
  • наименование стороны-контрагента,
  • ответственное структурное подразделение (сотрудник, заключивший договор),
  • место хранение журнала.

Форма зависит от особенностей и профиля бизнеса, например, в торговой компании логично вести отдельные журналы для договоров с заказчиками и поставщиками.

Пример, как выглядит журнал регистрации договоров с поставщиками, образец:

Журнал регистрации договоров ООО«Компания”

Дата начала: 11.01.2019

Место хранения: Отдел поставок

Ответственное лицо: зам. начальника отдела поставок Сидоров К.К.

Статьи по теме

Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа, сохранность подлинных экземпляров договоров — основные задачи делопроизводителя. С чего начать?

Из статьи вы узнаете:

Журнал регистрации договоров в организации

Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает самостоятельно, исходя из своей ситуации и потребности. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет. Достаточно хранить их в отдельной папке в хронологическом порядке. В ситуации же, когда заключением, сопровождением и исполнением соглашений занимается большое количество сотрудников и порой из разных подразделений, то необходима удобная система их упорядочения.

Вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации, являющейся стороной. Согласно ст. 433 Г РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации (если она используется юридическом лицом).

Однако регистрация договоров, заключаемых организацией, выполняет другие важные функции:

  1. учет заключаемых соглашений
  2. обеспечение сохранности подлинных документов (как самих договоров, так и приложений к ним, дополнительных соглашений и, возможно, переписки, имеющей отношение к исполнению обязательств по нему)
  3. обеспечение легкого доступа к документам и иные функции.

Регистрация договоров в организации может происходить в нескольких вариантах. Так называемый централизованный учет предполагает, что существует единый на всю организацию ресурс учета договоров, которым занимается либо один специалист, либо группа сотрудников. Однако компании может быть удобнее использовать и децентрализованный подход – когда учетом и хранением договорных документов занимается тот отдел, который соглашение заключил и сопровождает.

Выбор той или иной системы учета зависит исключительно от порядка документооборота каждой конкретной организации. Компания выбирает тот способ, который ей наиболее удобен.

Кто именно занимается регистрацией – вопрос также решается в каждой компании по-своему. Это может быть отдельный сотрудник – делопроизводитель, секретарь, сотрудник канцелярии. Учет и систематизацию может вести юридический отдел или юрист, договорные документы могут храниться и учитываться в бухгалтерии. Также учет может быть организован в специальном договорном отделе. Все эти нюансы определяются в зависимости от специфики юридического лица – от сферы его деятельности, от количества клиентов, от потока заключаемых соглашений, от штатного количества персонала фирмы и даже от разнообразия видов заключаемых сделок. Причем регистрация договоров в организации может быть закреплена во внутренних документах предприятия, а может складываться из ее обычаев.

В зависимости от вида договора учитываться он может по-разному. Кадровые – трудовые и гражданско-правовые соглашения с работниками на определенный вид выполняемой работы – регистрируются в кадровой службе. Иные гражданско-правовые договоры, из которых возникают права и обязанности организации в целом, — регистрируются отдельно. Такие виды соглашений еще называют хозяйственными.

Самостоятельному учету могут подвергаться контракты, заключенные по результатам конкурса, или иные виды соглашений.

Регистрация договоров в организации образец

Регистрация договоров, заключаемых организацией, производится в специальном журнале. Утвержденной формы такого журнала нет, здесь компания решает самостоятельно, какие идентифицирующие признаки документа следует заносить в журнал регистрации договоров в организации для собственного удобства. Но, как правило, все журналы содержат ряд одинаковых граф:

Прежде чем отвечать на вопросы, отметим, что их автор совершенно правильно понимает технологию работы с договорами: их лучше делить на документопотоки с использованием классификатора, что позволяет настраивать маршруты согласования в СЭД.

Комментируя нумерацию проектов договоров, необходимо отметить следующее. Нумерация карточек («входных» форм) в СЭД осуществляется с целью их идентификации как информационных объектов, а не документов. Поэтому индексы проектов / файлов договоров, размещенных в карточках, которые присваивает СЭД, обычно рассматриваются как технические.

Технические индексы проектов документов в настоящее время рекомендуется оформлять как колонтитулы, тогда место для регистрационного номера договора визуально будет пустым. А при распечатке проекта документа на подпись лучше вообще не визуализировать технический индекс, чтобы он потом не служил для контрагента каким-либо идентификатором и никого лишний раз не путал.

Только после подписания проекта уполномоченным должностным лицом с вашей стороны:

  • договору присваивают регистрационный номер (индекс) в рамках соответствующего документопотока и по утвержденному классификатору договоров;
  • оформляют заранее согласованную сторонами дату договора и
  • удостоверяют подпись вашего представителя печатью организации (при ее наличии).

По смыслу положений Гражданского кодекса РФ дата является обязательным реквизитом договора, а его номер (индекс) рассматривается как факультативный реквизит. Но с позиций управления документами особенно в условиях применения информационных технологий, идентификация договора важна, поэтому номер ему стараемся присваивать.

Необходимо отметить, что договоры относятся к системе организационно-распорядительной документации и включены в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОК 011-93). Поэтому требования стандартов 1 на оформление организационно-распорядительных документов распространяются и на договоры. В связи с этим организации – стороны сделок для обеспечения юридической силы договоров должны учитывать в своей работе пункты 3.11 и 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 и пункты 5.10 и 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых сформулированы правила датирования и регистрации документов, составленных двумя и более организациями:

  • документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату;
  • при регистрации документов, составленных совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждой из организаций;
  • регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Таким образом, если организация является «инициатором» заключения сделки и как сторона договора в его преамбуле указана первой, то после подписания со своей стороны она проставляет свой регистрационный номер договора (в рамках утвержденной у себя системы классификации и индексации, в Примере 1 ООО «Альфа» присвоила договору номер О-2.17). Вторая сторона договора подписывает договор и регистрирует его по своим правилам, указывая свой номер после косой черты следом за номером, присвоенным первой организацией (в том же примере ООО «Омега» присвоила договору номер 05-17-158).

Фрагмент договора со сложным («двойным») регистрационным номером

Т.е. каждая сторона имеет право «внести свою лепту» в индексацию договора. Но при этом любая сторона может и отказаться от этого права, используя только номер договора контрагента. Чтобы не было неожиданностей и путаницы, лучше проговаривать этот аспект с контрагентом до оформления этого реквизита.

Если договор заключен более, чем двумя сторонами, то каждая может внести свою лепту в формирование регистрационного номера договора, тогда в нем через косую черту может быть указано 3 и более номеров.

На что следует обращать особое внимание, т.е. где можно споткнуться:

Читать еще:  Как прописать претензионный порядок в договоре образец

1) с длинными номерами сложнее работать на всех этапах, в них чаще допускают ошибки: и в регистрационных формах, и при ссылке на них во всевозможных документах (в актах, платежках, приложениях к договорам и т.д.);

2) если структура номера договора в какой-то организации содержит не только тире, точки, но и косую черту, то потом итоговый сложный номер визуально тяжелее будет расчленить на части, принадлежащие каждой стороне договора. Например, не сразу и не каждый догадается, как поделить такой номер на 2 части: О-2/17/128-м/05-17.
Вывод: когда будете утверждать правила индексации договоров, отделяйте составные части индекса знаками, не похожими на косую черту;

3) на практике возможна ситуация, когда после подписания договора одной стороной она уже может начать его исполнять, оформляя последующие документы, где будет фигурировать только присвоенный ею «первоначальный» номер. А потом она может получить этот же договор, подписанным другой стороной с добавлением им «второй» части номера.
Тогда придется исправлять ранее оформленные документы, потому что запретить второй стороне присваивать удобный ей номер нельзя. Хотя договориться об этом стороны договора могут:

  • устно или
  • зафиксировав в тексте этого документа, например, так: «регистрационным номером договора признается номер, присвоенный Заказчиком».

Но есть и другой выход из ситуации, если удастся так настроить работу вашей СЭД:

  • «первый» номер контрагента будет считаться регистрационным номером договора, именно он будет красоваться в заголовочной части документа (вы сюда вносите свой номер, только если контрагент откажется от этого права);
  • если регистрационным номером оказался не ваш, а для систематизации договоров вам удобен свой, то считайте свой номер техническим в СЭД, а на документе проставляйте его, например, на обороте последней страницы договора;
  • в Журнале регистрации договоров может быть 2 графы: «1. Регистрационный номер договора» и «2. Технический номер договора». Если контрагент присвоил свой номер документу, то он попадает в 1-ю графу, а ваш номер – во 2-ю. Если номер присваивали только вы, то он будет идентичным в обеих графах. При таком подходе можно избегать сложных длинных номеров, но тогда это надо проговаривать с контрагентом, любезно уступая ему право устанавливать регистрационный номер договору и проставляя свой номер как учетный (технический);
  • обратите внимание: регистрационный номер договора должен быть идентичным на всех его экземплярах (и красоваться в заголовочной части документа), а технический номер каждая сторона может присваивать ему по своему усмотрению, даже не информируя о нем другую сторону.

Выбранный способ надо настроить в СЭД и зафиксировать в локальном нормативном акте, например, в Регламенте договорной работы или Инструкции по делопроизводству.

Если все-таки договор остался без номера, то на него ссылаются так: «договор поставки от 04.04.2018 № б/н» или «договор поставки от 04.04.2018».

Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

При возникновении спорных ситуаций важным моментом для урегулирования вопроса служит получение работником на руки экземпляра соглашения.

Если вдруг меня незаслуженно в чем то обвинят приду и заслужу. А до этого разузнаю все фио, в т.ч. у родственников.
Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор.

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений

Согласно ст. 433 Г РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации (если она используется юридическом лицом).

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо прошить, а при сдаче в архив опломбировать. В соответствии с требованиями ФАС журнал хранится 75 лет (предусмотрено переменки типовых документов управления).

Как оформить журнал регистрации? Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя. Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ.

Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.

Образец журнала регистрации договоров

Если фактически деятельность была в рамках патента, а нарушение допущено именно в кассе (т.е. технически ставили…

На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений. Его регулярно проверяет Налоговая служба.

Как видите, страницы уже подготовлены для ведения полноценного учёта. В примечаниях к каждой записи можно указывать дополнительную информацию о том, какую работу выполнял нанятый сотрудник и каков был результат.

Правилами установлено, что менеджер по персоналу или кадровик обязан заниматься ведением и заполнением журнала. На него ложится ответственность за внесение правильных данных и предоставление документа в случае проверки.

Кто именно занимается регистрацией – вопрос также решается в каждой компании по-своему. Это может быть отдельный сотрудник – делопроизводитель, секретарь, сотрудник канцелярии. Учет и систематизацию может вести юридический отдел или юрист, договорные документы могут храниться и учитываться в бухгалтерии. Также учет может быть организован в специальном договорном отделе.

Далее каждый разворот журнала используется для заполняемых данных. Указываются, помимо номера по порядку, даты и номера самого трудового договора и дополнительного соглашения, также личные данные, должность и профессия сотрудника, его структурное подразделение, даты заключения и расторжения соглашения, характеристики проделанной работы.
Журнал же позволит при любой спорной ситуации быстро получить доступ к нужным данным. Если какой-либо уволенный работник обратится в суд и через него затребует информацию о трудовом договоре, то важно сделать это без промедления — в противном случае суд будет заведомо настроен против организации.

Вторая организация может пойти двумя путями.

  • Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.

Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала. Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Журнал регистрации договоров в организации Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет.

Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала. Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

В ситуации же, когда заключением, сопровождением и исполнением соглашений занимается большое количество сотрудников и порой из разных подразделений, то необходима удобная система их упорядочения. Вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации, являющейся стороной. Согласно ст.

В законе нет строгих требований к процедуре учета и систематизации договоров. Документооборот в этой части коммерческая организация определяет самостоятельно.

Если организации важны сведения о сотруднике, сопровождающем сделку, о лице, подписавшем документ, о месте хранения подлинного экземпляра, о перечне имеющихся приложений к нему, то соответствующие графы включаются в журнал регистрации договоров в организации.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме. Там, где штатная численность невелика (на практике – не более 100 человек), кадровая работа, как правило, возлагается на главного бухгалтера или секретаря руководителя.

Договор должен быть зарегистрирован во всех организациях, которые его заключили. Очевидно, что каждая из них ведет собственный учет по собственной форме, поэтому присвоенные конкретному соглашению номера вряд ли совпадут.

По гражданскому законодательству России (ст. 425 ГК РФ) договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. А когда наступает этот момент – давайте разбираться.

За исключением случаев, если оные пункты являлись сами по себе временными. Лучше действовать так — в дополнительном документе упоминать : исключить из Трудового договора пункт такой-то.

Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала. Ведение тетради не является прямой обязанностью начальника, но значительно упрощает работу кадровой службы во время поиска документации.

Ведение журнала учета не является обязательным требованием кадрового документооборота, но обеспечивает достоверный учет данных и архивацию.

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг. На титульном листе отмечаются даты действия журнала и наименование работодателя Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист.

Дата, которая отражается в реестре — дата заключения договора и факт регистрации в журнале не влияет на вступление договора в силу.

Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа. В большинстве сегодня реестры ведут электронно. Для записей вручную можно завести отдельный сшив или тетрадь.

Надо ли регистрировать журнал регистрации договоров

Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа, сохранность подлинных экземпляров договоров — основные задачи делопроизводителя. С чего начать?

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением.

Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

Журнал регистрации необходим для систематизации заключенных договоров по ряду идентифицирующих параметров — дата, контрагенты, тип и предмет договора, — и оперативного поиска документов. В реестр можно заносить все договоры, но для кадрового учета необходимо применять отдельный журнал.
Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Важно Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги!

Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации

Главная Коммерческое право Документация Журналы Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — правила и обоснованность учета Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — правила и обоснованность учета Кадровое делопроизводство — это вид деятельности, требующий особой тщательности и многократного фиксирования всех изменений, происходящих в кадровом составе организации. Общие сведения о журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений Одна из форм кадрового делопроизводства — журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. В нем содержатся сведения начале и окончании деятельности каждого сотрудника, а также обо всех изменениях в его трудовой карьере. Электронный вариант удобен для поиска информации по фамилии или дате увольнения, его ведут в крупных организациях , насчитывающих сотни сотрудников. Бумажный носитель содержит личную подпись принятого на работу сотрудника, подтверждающую, что он получил на руки экземпляр трудового договора. Такой учетный документ удобно использовать в конфликтных ситуациях.

Читать еще:  Договор купли продажи земли сельхозназначения образец

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно прошить и опечатать документ

Журнал регистрации трудовых договоров – образец 2018

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации Опубликовано Комментарии Очень часто приходят письма, где работники, отвечающие за учет тех или иных документов, спрашивают, как изменить информацию в журнале регистрации, если из-за невнимательности совершили ошибку.

В этой статье будут представлены вашему вниманию самые распространённые ошибки, которые допускаются при работе с регистрацией документов секретарями и делопроизводителями. Нужно ли эту ошибку исправлять или же можно её оставить без изменений?

Как сделать так, чтобы больше не допускать ошибок? Первое и главное: Для начала разберитесь, к чему привела или может привести ваша ошибка, запутала ли она что-то. Ну и второе, не менее главное: Если были потеряны номера регистрации Описание проблемы: Самый плохой сценарий здесь — тот случай, когда речь идёт о журнале, в котором регистрируются исходящие документы, и ошибка была замечена не сразу.

Все исходящие письма с неверными номерами уже отправлены адресатам. В такой ситуации изменять номера уже поздно. При всем этом адресату абсолютно всё равно, под каким номером значится полученное им письмо… Так что в этой ситуации номера остаются.

Единственной мерой по исправлению ошибки в журнале регистрации станет специальная пометка. Нельзя же помнить о них постоянно, поэтому в журнале нужно сделать примечание-объяснение. Объяснение в бумажном журнале для регистраций может выглядеть, например, так: Заверить подобную запись должен работник, который несёт ответственность за делопроизводство организации это может быть начальник службы ДОУ, начальницы канцелярии, секретарь или же делопроизводитель.

Для того, чтобы такая неприятная ситуация больше не происходила, в первую очередь нужно сделать все, чтобы перейти с бумажных журналов на электронные.

В более простых вариантах автоматизации, например, с помощью средств Microsoft Office или Google таблиц, очередность номеров настраивается вручную без каких-либо пропусков. Так, в Excel это происходит следующим образом: Нужно написать номер в одной ячейке, потом следующий номер, после этого выделить обе ячейки, подвести курсор к правому углу, захватить его и немного протянуть выделенную область вниз.

Программа самостоятельно проставит номера в том диапазоне, который будет протянут вниз. Если же по какой-то причине электронные регистрационные формы исключаются и вам приходится вести бумажные журналы, нужно в конце каждого рабочего дня просматривать все номера и проверять, не совершена ли ошибка.

Это занимает пару минут. Чем раньше обнаружится ошибка, тем легче будет ее исправить. Если зарегистрировано то, что не нужно было регистрировать Описание проблемы: Секретарь поставил свою подпись за все полученные письма, вскрыл их и рассортировал.

Затем были проставлены штампы, письмам присвоены номера, информация внесена в журнал регистрации. Письма попали на рассмотрение к директору, и одно из них он вернул со словами, что оно адресовано не вашей компании.

Возможно, добавил при этом, что нужно быть внимательнее. Причина ситуации вполне понятна: В результате в журнале компании зарегистрировано совершенно чужое письмо. Запись об ошибочном письме нужно аннулировать. Если этого сделать уже нельзя иначе пропадет номер , то делается запись об аннулировании.

На картинке показано, как аннулировать запись в электронном журнале: В бумажном журнале делается аналогичная запись, которая подписывается и заверяется так, как говорилось выше. Что делать с самим письмом, пусть подскажет вам профессиональная этика.

Проще всего выбросить, но делать этого не стоит, тем более, если очевидно, что письмо серьезное. Если есть телефоны исполнителя или приемной, нужно позвонить им и сообщить, что письмо доставлено не по адресу, после чего договориться о том, как поступить.

Особенно важно это сделать, если к письму прилагались оригинальные экземпляры каких-либо документов. Двойная регистрации одного и того же письма Описание проблемы: То письмо, которое было отослано по факсу, вы уже зарегистрировали и пустили в работу.

А другое письмо, которые через несколько дней пришло по почте, вы зарегистрировали под другим номером и тоже пустили в работу. В результате имеем два одинаковых письма под разными номерами. Плюс ко всему этому руководитель и исполнитель остались недовольны. Директору придётся второй раз тратить время на одну и ту же информацию, а исполнителю нужно будет объяснять, почему вдруг он вдруг получил задание, аналогичное тому, что и пару дней назад.

В электронном журнале — просто текст, в бумажном — текст, заверенный подписью и печатью. Если ошибка была замечена быстро, то в электронном журнале можно удалить информацию и поместить под этот номер другое письмо, пришедшее в тот же день.

Минус бумажной регистрации в том, что отследить, приходило ли такое письмо ранее, практически невозможно. Если только секретарь почему-то запомнил это письмо и уверен, что было, то тогда можно полистать журнал назад и поискать.

Относительно каждого письма такая работа, конечно, невозможна. Электронные регистрационные формы подобных ошибок не допускают и сами сообщают о том, что информация вводится во второй раз. Оставляйте в комментариях примеры других ошибок в журнале, попробуем исправить их вместе!

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

Регистрация нового пользователя Регистрируясь в качестве пользователя ресурса, Вы подтвердили свое согласие на обработку, в том числе автоматизированную, своих персональных данных, указанных в регистрационной форме, в соответствии с Федеральным законом от Для отзыва согласия на обработку персональных данных отправьте соответствующее уведомление Администрации ресурса. Оксана Порунова. Добрый день! В нашей организации к большинству исходящей корреспонденции составляются сопроводительные письма. Регистрация производится в СЭД. Не очень понятно, с какой целью выбран такой способ регистрации.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Трудовые договоры и дополнительные соглашения в ст. Если в виде книги, то ее не нужно при ведении прошивать и пломбировать, лишь при сдаче в архив. Но хранить нужно, по требованиям той же ФАС, 75 лет. Польза от регистрации трудовых контрактов и соглашений Регистрировать документы, подтверждающие трудовые отношения, все же желательно. В случае конфликта с уволенным работником отсутствие книги с записями заранее настроит суд в его пользу. Также, следующие его работодатели имеют право и могут потребовать справку о его предыдущей занятости. Имея под рукой журнал, выдать ее не составит труда. Наконец, и для внутреннего пользования журнал куда удобнее, чем ворох старых договоров в архиве, записанных вперемешку с прочими документами того же периода. В книге регистрации трудовых контрактов в примечаниях можно записать суть работы, которую выполнял нанятый, и ее результат. А это для себя может быть важнее, чем возможные коллизии извне.

Журнал регистрации дополнительных соглашений

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Съемная обложка из прозрачного ПВХ руб. Купить Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – применяется для регистрации трудовых договоров, заключенных с сотрудниками организации и дополнительных соглашений к ним. Пример заполнения основного раздела журнала: В журнал включены дополнительные материалы: Регистрация — подтверждение факта создания или получения документа в определенное время день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения.

Документооборот договоров: мастер-класс

Приказы, трудовые договоры, справки, заявления и личные дела отражают движение персонала. Для того чтобы без труда разобраться в этом массиве бумаг, необходимо вести их учет, фиксируя документы в специальных учетных журналах. Журналы регистрации Начнем с того, что существует два термина бумажных носителей по учету документов: С точки зрения русского языка правильнее все подобные комплекты страниц, фиксирующих какие-либо факты или документы, называть журналами классный журнал, вахтенный журнал и т. А книгами принято считать художественные, информационные, справочные или документальные издания, несущие в себе информацию иного уровня. Итак, журналы по учету кадров ведут для того, чтобы: А наличие некоторых зависит к тому же от потребностей и особенностей компании.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Ведение кадрового учета связано с оформлением большого количества документов, поэтому сотрудники, ответственные за его ведение, стремятся ограничиться необходимым минимумом заполняемых форм и журналов. Чем можно пренебречь, а чем не стоит, и каковы могут быть последствия – делается попытка разобраться в статье. Учет издаваемых и поступающих документов помогает не только упорядочить процесс, отследить их количество, но и доказать в случае проверок и судебных разбирательств и сам факт составления необходимой документации, и своевременность ее оформления.

Как правильно вести журнал о регистрации приказов о приеме на работу?

В зависимости от размеров предприятия, разнообразия трудовой деятельности, количества работающих сотрудников, книги учета могут быть разграничены по областям распоряжений или совмещать в себе сразу несколько направлений. Заполнение журнала направлено на регистрацию изданного распоряжения и систематизацию приказов о приеме на работу. В крупных организациях принято заводить отдельные журналы для учета приказов о приеме сотрудников на работу. Для регистрации трудовых договоров заводится отдельный журнал. Скачать образец журнала Обязательно ли ведение документа — законодательная база Регистрировать приказы о приеме на работу новых сотрудников можно по желанию самого нанимателя. Никаких законодательных норм, устанавливающих обязательность данного документа, нет.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала — таблицы из 11 столбцов их количество можно менять по вашему усмотрению: Первый столбец — номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе. Второй — дата заключения договора. Следующий столбец — непосредственный номер трудового договора или доп. Фамилия и инициалы работника. Пятый столбик — его профессия или должность.

Юридическая сторона Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет и регистрация договоров в журнале договоров

Ссылка на основную публикацию
×
×
Adblock
detector