Сколько должны храниться документы в архиве организации ""

Сколько должны храниться документы в архиве организации

Какой срок хранения документов в архиве организации?

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:

  • созданные до 2003 года
  • созданные с 01.01.2003

Эти сроки, в частности, касаются:

  • личных дел работников;
  • приказов по личному составу;
  • трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

Бухгалтерия и налоги

Постоянно (пока фирма существует)

Отчетность в ФСС:

Постоянно (пока фирма существует)

  • квартальная

Отчетность в ПФР:

  • сведения персучета

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

Бухгалтерская первичка и регистры

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Сроки хранения документов

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухучета, бухотчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

В целях главы 25 НК налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода .

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 07-01-09/25966 от 18.04.2018.

Сроки хранения отдельных документов

Вид документа Срок хранения
Первичные учетные документы (кассовые, банковские документы, акты о приемке, сдаче и списании имущества, накладные и другие) 1 5 лет
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и другие) 1
Кассовые книги, оборотные ведомости
Книги регистрации счетов, доверенностей, платежных документов
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости 2
Акты документальных ревизий; акты проверок кассы, правильности взимания налогов 1
Договоры, соглашения всех видов
Справки, акты, обязательства, переписка по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям
Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах 3
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов, об освобождении от них, о предоставленных льготах, отсрочках по уплате налогов
Договор банковского счета
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности
Бухгалтерская и статистическая отчетность, балансы организации, объяснительные записки к ним;
отчеты по налогам:
— годовые Постоянно
— квартальные 5 лет (при отсуствии годовых—постоянно)
— месячные 1 год (при отсуствии годовых, квартальных—постоянно)
Лицевые счета работников 75 лет
Личные дела:
— руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, а также работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени Постоянно
— остальных работников 75 лет
Трудовые договоры, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, личные карточки работников (включая временных)
Документы лиц, не принятых на работу 1 год
Перечень лиц, имеющих право подиси первичных документов До замены новыми
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке имущества организации Постоянно
Акты приемки и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации
Документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами

1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения

2 При наличии лицевых счетов работников. При их отсутствии — срок хранения 75 лет

3 После снятия с учета

Федеральный закон от 06.12.11 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Статья 9. Первичные учетные документы

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Налоговый кодекс РФ
Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций – также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности – стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Для чего нужно архивное хранение документов?

Законодательная база

Хранение материалов в архивах обуславливается следующими документами:

  • Закон «Об архивном деле», который был принят в 2004 году;
  • Одобренные правила Российского архива, начиная с 2002 года;
  • Указание №558, которое имеет силу с 2010 года;
  • Приказ Министерства финансов №105.

Мероприятия по организации хранения архивных данных

В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.

Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.

Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.

Когда организовывают архив?

Запрещается обустраивать архивы в зданиях, которые не соответствуют пожарной безопасности. Это деревянные постройки. В помещении должна быть соответствующая атмосфера: не должно быть влаги, печного отопления. Все это может стать причиной порчи данных.

Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания. Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара.

При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:

  • архивы временного хранения данных;
  • архивы с документами, которые используются очень часто;
  • архивы долгого хранения документов;
  • помещения, где работают архивные сотрудники.

Функции архивов

Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их.

  1. Создание списков сотрудником архива. В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
  2. Прием документов от любых организаций.
  3. Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.
  4. Своевременное оповещение лиц, передавших документы на сохранение, о сохранности данных.
  5. Ведение отчетности, которая показывает, для каких целей использовался тот или иной документ.
  6. Постоянный контроль по заполнению документов.
  7. Постоянное повышение квалификации архивных сотрудников.

Сколько хранятся документы в архиве?

Существуют определенные нормативные акты и законодательство, согласно которому тот или иной документ имеет свой срок хранения в архиве. К примеру, документы, которые несут в себе информацию о финансовых отсчетах, могут храниться в архивах более десяти лет.

Существует целый ряд документов, которые могут храниться более 10 лет:

  • отчетность бухгалтера о работе предприятия за год;
  • декларации о налогах;
  • книги учетов техники безопасности на предприятии каждого сотрудника;
  • статистика, которая формируется на предприятии в течение года.

Существуют документы, срок хранения которых не превышает пяти лет. Это:

  • отсчеты предприятия по деятельности за квартал;
  • планы счетов предприятия;
  • книги, в которых записаны все покупки, совершаемые компанией;
  • первичные документы;
  • журнал о выдаче заработной плате сотрудникам;
  • документы о дебиторской задолженности;
  • данные об инвентаризации предприятия;
  • прочая документация, которая каким-либо образом связана с работой предприятия и его сотрудниками.

В архивах могут храниться документы, которые запрещается уничтожать до 75 лет.

Учет и хранение документов в архиве

Существует ряд законов и нормативных актов, которые гарантируют сохранность документов в архиве.

  1. Закон «Об архивном деле».
  2. Закон, подтверждающий ведение бухгалтерского учета.
  3. Законы, которые регламентирую сроки хранения тех или иных документов в архиве.
  4. Закон об организациях с ограниченной ответственностью.

Документы обязательно должны храниться в архиве, о деятельности которого уведомляется предприятие.

Правила хранения документов в архиве

Разработаны специальные правила, по которым документы принимаются и хранятся в архивах. Итак, вот некоторые из правил.

  1. Специальный световой режим. Он указывает на то, что в архиве должно быть выполнено специальное освещение. Так, документы не должны храниться на прямых солнечных лучах. Поэтому чаще всего файлы располагают в северной части помещения. Используются искусственные лампы накаливания. В архив не должен проникать дневной свет.
  2. Температурный режим. Температура и влажность – это основные показатели в архивных помещениях. Резкие перемены этих данных приведут к быстрой порче данных, которые хранятся в архиве. С помощью особых приборов два раза в неделю проверяются показатели влаги и температуры. Для поддержания нужного микроклимата можно установить кондиционер.
  3. Санитарный режим архива. В помещении, где хранится большое количество важных документов, постоянно должна быть чистота. Нужно внимательно следить, чтобы не образовывалась плесень, и не заводились мыши или крысы. Для этого важно обеспечить герметичность архива. С полок убирается пыль раз в год. Периодически выполняется влажная уборка и проветривание.
  4. Надлежащий уровень охраны. Для того, чтобы архивную документацию не украли злоумышленники, нужно обеспечить надежную охрану круглосуточно.

Как передают документы в архив на сохранение?

В архив документы передаются от предприятий в порядке общей очереди. Для этого сотрудники хранилища разрабатывают графики приема документов. На их основе представитель предприятия согласовывает дату сдачи документов в архив.

Обязательно должен присутствовать человек, который отвечает за передачу данных в архив. При передаче документации на хранение определяют сроки хранения. Как уже упоминалось, они могут варьироваться от одного года до 75 лет.

Как подготовить документы для сдачи в архив на хранение?

Для каждого предприятия имеется свой срок для передачи документов в архив. Стоит отметить, что подготовку документов перед сдачей в архив выполняет специально созванная комиссия. Она должна состоять из трех – пяти человек. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив:

  • оформление соответствующего акта;
  • проведение экспертизы, которая определит ценность передаваемых на хранение документов;
  • подготовка акта, в котором будет указано, какие бумаги нужно уничтожить;
  • создание описания каждого дела.

Экспертиза проводится на основании документов, которые утверждают сроки хранения той или иной информации. Необходимо внимательно анализировать каждый документ.

В комиссию входят лица, которые составляют совещательный орган. Решение комиссии выдается в виде акта. Руководитель комиссии ставит на нем свою подпись. Заседание комиссии проводится не чаще, чем два раза в год.

После того, как комиссия завершит описание каждого документа, можно приступать к отбору бумаг, которые подлежат утилизации. Все уничтоженные документы вносятся в акт, под которым ставятся подписи участников комиссии. В конце руководитель организации ставит свою подпись.

Архивные документы и их классификация

Все документы, которые будут отправлены в архив, нуждаются в классификации. Так, документы можно разделить на две группы.

  1. Документы временного хранения.
  2. Документы, которые передаются на постоянное хранение.

Временные документы хранятся не более 10 лет, а те, которые принято сдавать на постоянное хранение – примерно 75 лет.

Прежде чем передать в архив документы постоянного хранения, их нужно обработать.

Документы временного хранения:

  • отпускные приказы;
  • командировочные;
  • договоры, подписанные юридическими лицами;
  • бухгалтерские учеты;
  • путевые листы;
  • прочее.

На длительное хранение в архив передаются такие документы:

  • журнал, в котором зарегистрированы все приказы начальства предприятия;
  • расписание работы сотрудников;
  • акты, подтверждающие уничтожение документов или причину их утраты;
  • смета за год/квартал;
  • тарифы на выпускаемую продукцию;
  • книга учетов акций предприятия;
  • прочая документация.

Для того чтобы доверенное лицо могло взять на временное пользование документ из архива, руководитель предприятия должен выдать доверенность. В том случае, если документ подкреплен в общее дело, то отдельно его не получится взять из архива.

Вывод один: абсолютно все документы предприятия передаются на хранение в архив. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было узнать информацию о том, каковой была деятельность компании 10, а может и 30 лет назад. Все документы должны храниться на основании перечисленных законодательных норм.

Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?

ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125) устанавливает обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей хранить документы о своей деятельности (включая и бумаги по личному составу) в течение сроков, установленных законами и другими нормативными актами России. Также ФЗ №125 предусматривает возможность привлечения к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле. Для того чтобы избежать проблем в ходе ведения делопроизводства, нужно изучить установленные законом сроки хранения документов на предприятии.

Обеспечение условий сохранности

Статья 18 ФЗ №125 устанавливает, что архивные документы, находящиеся в частной собственности и принадлежащие организациям и индивидуальным предпринимателям, могут храниться ими самостоятельно или передаваться на хранение в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений осуществляющих функции по сохранности документации (архивы, библиотеки и другие).

Согласно ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», все документы общества, предусмотренные законами и иными нормативными актами, а также уставом общества, решениями общих собраний и исполнительного органа предприятия должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в другом известном и доступном его участникам месте.

Общество по требованию участника или участников обязано обеспечивать доступ к данным документам. Бумаги должны быть представлены для ознакомления в помещении, где расположен исполнительный орган (директор) в течение трех дней с момента получения обществом требования об ознакомлении с документацией.

Наиболее частым вариантом обеспечения сохранности бумаг в организации является создание собственного архива. Оформляется решение об этом специальным положением, в котором указываются условия и порядок создания архивного отдела, ответственные за сохранность бумаг лица, порядок доступа к архивным бумагам, сроки хранения отдельных документов и многие другие организационные моменты.

Индивидуальный предприниматель чащ всего хранит документацию о своей коммерческой деятельности по месту своего жительства.

Сколько нужно хранить бумаги?

Сроки хранения документов определены Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту сроки хранения документов могут быть обозначены следующим образом:

До минования надобности.

До замены новыми.

До ликвидации организации.

  • Конкретным количеством лет.
  • Постоянный срок хранения имеет очень большое количество документов. Наиболее распространенным среди них являются:

      Корпоративные документы (устав, протоколы общих собраний, решения единственного участника ООО, документы о правах на имущество организации (которое состоит на балансе), учредительный договор и другие документы).

    Годовая бухгалтерская отчетность.

    Книги доходов и расходов организаций и ИП применяющих упрощенную систему налогообложения.

    Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц.

    Некоторые гражданско-правовые договоры (по лизингу организации, сдачи в аренду или купли-продажи земли, зданий, строений или сооружений, доверительного управления имуществом и другие).

  • Локальные нормативные акты организации.
  • До минования надобности коммерческие компании и ИП хранят:

      Законы и иные нормативные акты.

    Книги и журналы учета копирования баз данных, а также электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера.

    Исполнительные листы работников.

    Образцы подписей материально ответственных лиц.

    Журналы учета работников совмещающих профессии.

    Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года (уточнение Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года).

    До замены новыми в организации хранятся:

      Профильные Кодексы профессиональной этики.

    Базы данных по законодательным актам.

    Типовые и примерные номенклатуры дел.

    Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию.

    Формы (альбомы форм) первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

    Бланки форм статистической отчетности.

    Типовые нормативы по труду.

    Перечни профессий с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда.

    Планы эвакуации людей и ценностей в случае аварии.

  • Списки детей работников организации.
  • До ликвидации организации хранить необходимо описи бумаг, предоставленных организацией на торги (аукцион, конкурс) при покупке земельных участков, зданий и другой недвижимости.

    Вообще при ликвидации предприятия основная часть его документов передается на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы. Однако, Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года предусмотрено, что некоторые бумаги ликвидируемых организаций, которые не являются источниками формирования архивов, могут передаваться в архивы на основании проведенной архивным учреждением выборки организаций и документов.

    Конкретное количество лет (от одного года до 75 лет) хранения имеет подавляющее большинство документации организации:

      75 лет хранятся все бумаги по персоналу (приказы и распоряжения по личному составу, штатно-списочный состав, индивидуальные должностные регламенты, распорядительные документы по персоналу, лицевые карточки и счета работников и другие документы).

    45 лет хранятся документы (положения, протоколы) об аттестации рабочих мест работников не занятых на опасных и вредных производствах.

    15 лет хранятся бумаги, относящиеся к электронно-цифровой подписи (заявление на получение ключа ЭЦП, уведомление о его приостановлении и аннулировании, договоры с удостоверяющим центром, переписка о сертификатах ключа ЭЦП и другие), документы о востребовании имущества из чужого незаконного владения (иски, предписания, решения суда), переписка с зарубежными организациями по внешнеэкономической деятельности.

    10 лет хранится технико-экономический паспорт организации, переписка о передаче имущества в доверительное управление, хозяйственное ведение или оперативное управление, документация о состоянии защиты информации в организации, документы по продаже движимого имущества и залогу имущества организации.

  • 5 лет хранится большинство гражданско-правовых договоров (поручения, мены, проката, подряда между юридическими лицами) и многие другие документы.
  • Законодательство об архивном деле устанавливает возможность изменения срока хранения, определяемого конкретным количеством лет, на постоянный при условии, если необходимость такого изменения будет установлена эксперно-проверочной комиссией.

    Приказ Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года – объемный нормативный акт, в который внесены сроки хранения самых различных документов, касающихся не только предпринимательской деятельности юридических лиц и ИП, но и государственной власти и муниципального управления. Мы привели лишь наиболее распространенные примеры сроков, в течение которых нужно хранить те или иные бумаги предприятий и ИП. Точные сроки лучше уточнять непосредственно в самом приказе.

    Будем благодарны вам за комментарии к данному материалу. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или у вас есть замечания, пожелания, – напишите нам. Для нас очень важно ваше мнение!

    Организация хранения документов в архиве

    События хозяйственной жизни организации оформляются и учитываются в первичных, накопительных документах, отражаются в отчетности – налоговой, статистической, ведомственной. По мере накопления количества бумажных документов и отчетности встает вопрос об их хранении. Как хранить документы в архиве организации? Каковы сроки хранения документов? Как заключить договор со сторонним архивом и учесть архивные расходы в БУ? Всегда ли такая услуга носит возмездный характер? Об этом пойдет речь в настоящей статье.

    Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов

    Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:

    • госорганы, органы местного самоуправления;
    • компании.

    ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.

    Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.

    При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:

    1. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
    2. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
    3. Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
    4. Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
    5. Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
    6. Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
    7. Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
    8. Счета-фактуры – 4-летний срок.

    Архив компании и сторонний архив

    Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

    • письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
    • описи в 3 экземплярах;
    • историческая справка компании (только при первом обращении);
    • справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.

    Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

    Договор с архивом

    Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

    Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

    • как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
    • кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
    • кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
    • каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
    • в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

    Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

    Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

    Учет затрат на хранение документов и регистров

    Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:

    • оплату коммунальных услуг;
    • ремонт помещения;
    • арендные платежи, если здание арендуется организацией;
    • заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.
    • Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
    • Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
    • Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
    • Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
    • Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
    • Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

    Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

    • Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
    • Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

    Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

    • Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
    • Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
    • Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

    Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

    В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.

    Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

    Читать еще:  Как зарегистрироваться в личный кабинет налогоплательщика
    Ссылка на основную публикацию
    ×
    ×
    Adblock
    detector